Auf einen Kaffee?

Das MDM User Group Café

In der heutigen Zeit sind Onlinekonferenzen keine Seltenheit mehr und spätestens seit Corona unseren Alltag bestimmt, sind diese nicht mehr wegzudenken. Doch Onlinekonferenzen können auch sehr anstrengend sein. Es fehlt der direkte Austausch, das Plaudern bei einem Kaffee und das gemütliche Beisammensitzen.

Wir haben uns gefragt, wie wir eine solche Atmosphäre virtuell schaffen können. Für unseren Kunden, die Bundesanstalt für Straßenwesen, haben wir ein Konzept für ein digitales Café entworfen: das sogenannte User Group Café.

Die Atmosphäre

Die Teilnehmer*innen haben im Vorfeld eine Präsentbox erhalten. Darin war der Ablaufplan, gestaltet als Menükarte, Tee, Kekse und Schokolade. Zusätzlich gab es für die Teilnehmer*innen die Möglichkeit, ein Cafébild als Video-Hintergrund einzustellen. Zusammen mit Hintergrund-Musik, leisem Gemurmel und Tassengeklapper entstand eine lebendige Kaffeehaus-Atmosphäre.

Die Umsetzung

Zunächst gab es vier Impulsvorträge aus der Praxis rund um Mobilitätsdaten. Im Anschluss hatten die Teilnehmer*innen die Möglichkeit, sich in kleinen Gruppen in sogenannten Breakout-Rooms (Nebenzimmern) auszutauschen und über die Inhalte der Vorträge zu diskutieren. Zusätzlich gab es die Möglichkeit, ins Musikzimmer zu schlendern und live eingespielter Cellomusik zu lauschen.

Anfang 2020 haben wir eine sechswöchige Fortbildung zum Online Facilitator gemacht. Damit waren wir mit den Techniken und Möglichkeiten der Online-Konferenzen gut vertraut. Beim User Group Café setzen wir folgendes Setting ein:

• Zoom mit restriktiven Sicherheitseinstellungen
• Moderationsplatz mit Studiolicht und Greenscreen
• drei weitere Zoom-Instanzen für Bildeinspielungen und Co-Moderation
• Mischer für Bild und Ton, zum Beispiel für die Kaffeehaus-Atmosphäre
• Miro-Board für Agenda und zur Dokumentation
• Mitschnitt der Impulsvorträge für die MDM-Website

Das Feedback

Das Feedback war durchweg positiv. Viele hätten sich noch mehr Zeit für die Diskussionen in den „Nebenräumen“ gewünscht. Das planen wir fürs nächste Mal gerne ein.

„Super Sache das Format. Ich glaube, die Musik zwischendurch macht mehr aus als man glaubt.“

„Die Idee gefällt mir sehr gut. Hätte gerne mehr Zeit gehabt/dafür eingeplant.“

„Sehr gute Veranstaltung, interessante Perspektiven kennengelernt, Vertiefungsmöglichkeit im Breakout vielleicht zeitlich noch 10 Minuten länger dimensionieren. Daumen hoch und vielen Dank. :-)“

„Danke war sehr gut, weiter so!“

Das motiviert uns, auch in Zukunft weitere Onlinekonferenzen zu einem besonderen Erlebnis werden zu lassen.